Пандемия. Как оформить и оплачивать отсутствие работников на рабочем месте?

Пандемия коронавируса поставила работодателя в сложную ситуацию. Зачастую работодатель с трудом представляет себе, какие последствия для него влечет то или иное решение. На сегодняшний день нет официальных регулирующих актов, связанных с режимом работы в сложившихся условиях, поэтому бизнесу необходимо руководствоваться действующим законодательством. Один из ключевых вопросов: какие документы оформлять и как оплачивать отсутствие работников? Разберем возможные ситуации:

1. Работа не прекращается. Работники переводятся на дистанционную работу.  

Документы, которые должны быть оформлены: 

- приказ, 

- дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на дистанционную работу.

В этих документах  указываются способы передачи информации, порядок получения заданий и отчетов по ним, а также порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Также надо прописать порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов. Допускается оформление такого дополнительного соглашения по электронной почте. 

2. Отсутствие на работе в связи с карантином. 

Карантин в данном случае – официальный термин, а не слово из новостной ленты. Если работник контактировал с инфекционным больным, то ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за все время его отстранения от работы в связи с карантином (п. 6 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ). 

Отметим, что продолжительность отстранения от работы в этих случаях определяется медицинским учреждением (не работодателем) на основании утвержденных сроков изоляции лиц, перенесших инфекционные заболевания и соприкасавшихся с ними (пункт 42 Порядка выдачи листков нетрудоспособности N 624н). Если карантину подлежат дети в возрасте до 7 лет, посещающие дошкольные образовательные организации, или другие члены семьи, признанные в установленном порядке недееспособными, то пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работнику (одному из родителей, иному законному представителю или иному члену семьи) за весь период карантина, установленного на основании решения уполномоченных государственных органов (пункт 6 статьи 6 Закона N 255-ФЗ, пункт 43 Порядка N 624н). 

На время карантина предусмотрена выдача листка нетрудоспособности (так называемого «больничного»). Он выдается медицинским учреждением. За время отсутствия на работе, подтвержденного больничным, назначается пособие по временной нетрудоспособности.  Назначает и выплачивает пособие работодатель в десятидневный срок после предъявления работником необходимых документов, в ближайший день выдачи зарплаты (статья 15 Закона N 255-ФЗ). Оплачивается пособие по временной нетрудоспособности при  карантине (включая карантин ребенка в возрасте до 7 лет, посещающего дошкольную образовательную организацию, или другого члена семьи, признанного в установленном порядке недееспособным) в общем порядке.

3. Решение работодателя. 

При необходимости прекращения работы в связи с принимаемыми мерами по предотвращению распространения инфекции, но при отсутствии решения о карантине, речь идет о простое. Часто в судебной практике предполагается, что во время простоя работник должен находиться на своем рабочем месте. В случае эпидемии, представляется, этим правилом можно пренебречь.

Итак, оплата времени простоя зависит от того, по чьей вине произошел простой. Согласно ч. 1 ст. 157 ТК РФ, время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника, то есть с учетом включаемых в расчет заработной платы премий и иных выплат.  Следовательно, если организация прекращает свою работу без официальных государственных распоряжений, только по воле работодателя, то за работником сохраняется оплата в размере не менее 2/3 средней заработной платы. Простой по обстоятельствам, не зависящим от сторон, оплачивается в размере двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (часть 2 статьи 157 ТК РФ).

Необходимо отметить, что временную приостановку работы можно считать простоем, когда работодателем принято соответствующее решение, как правило, оформленное приказом, содержащем информацию о причинах экономического, технологического, технического или организационного характера для приостановления работы, а также информацией о том, в какой период будут производиться выплаты в соответствии со статьей 157 ТК РФ. 

С этим приказом нужно ознакомить работников, лучше под роспись, а если это невозможно - по эл.почте/в мессенджерах, т.е. способом, которым можно подтвердить уведомление. Оплата за простой производится в дни выплаты заработной платы, установленные в организации.

Надеемся, что наш материал позволит немного спокойнее взглянуть на ситуацию и выработать наиболее приемлемое решение, не доводя до конфликтов с работниками и споров с работодателем,  а также оформить все документы вовремя и в срок.

ЮК "Центральный округ" оказывает всю необходимую юридическую помощь бизнесу по вопросам, возникающим из-за эпидемии COVID-19. В частности, мы готовы:

- представить ваши интересы перед налоговой и прочими надзорными органами;

- сопроводить переговоры с контрагентом (банком, арендодателем, прочим кредитором и т.п.);

- оказать содействие в получении сертификата ТПП РФ об обстоятельствах форс-мажора.