Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит – комплексная проверка кадровой документации предприятия на предмет соответствия нормам трудового законодательства и кадрового делопроизводства.

Любой спор и трудовой спор в частности можно избежать, а также разрешить его с минимальными потерями времени, сил и денег - если в компании есть четкая структура ведения кадровой документации.
Некоторые фирмы напрасно пренебрегают данной частью работы предприятия: неправильно заключенный трудовой договор, оформленная с нарушениями трудовая книжка грозит для работодателя не только судебным спором с работником, но и штрафом со стороны ГИТ при проверке, проведенной по жалобе недовольного сотрудника.

К слову сказать, даже договорившись с работником, подавшему жалобу в ГИТ, о мирном решении возникшего спора, не заставит инспекцию отказаться от проведения проверки в отношении Вашего предприятия.
При этом штраф будет назначен за каждое обнаруженное правонарушение, а при повторном выявлении данных правонарушений штраф возрастёт в два раза! Таким образом, нарушение трудового законодательства может привести к миллионным штрафам.

Внеплановая проверка ГИТ по жалобе работника или по информации государственных органов обычно проводится внезапно и работодателю не дается времени к ней подготовиться. Поэтому своевременно выявленные и в последующим исправленные ошибки в кадровой документации не застанут вас врасплох.

По общему правилу кадровый аудит включает в себя такие этапы как:

• формирование плана проведения проверки – вместе с заказчиком определяем какая документация будет входить в предмет проверки;
• сбор документации предприятия- заказчик предоставляет документацию для проверки или указывает, какие документы отсутствуют на предприятии;
• анализ документации, в том числе первичной документации на предмет соответствия трудовому законодательству – обработка полученной документации, изучение и подготовка необходимых форм документов;
• подготовка заключения о выявленных недостатках в кадровой документации предприятия и предложений по их устранению - по итогам проведения кадрового аудита выдается заключение о недостатках кадровой документации предприятия со ссылками на нормы трудового законодательства, а также выдаются рекомендации по приведению в соответствие кадровых документов.

При проведении кадрового аудита в первую очередь обращается внимание на:

1. Правильность ведения / заполнения трудовых книжек (сведений о трудовой деятельности);
2. Неправильно внесенная запись в трудовую книжку может являться основанием для судебных разбирательств со стороны работников с целью доказывания стажа работы.
3. Оформление отпусков сотрудников в соответствии с трудовым законодательством (издание приказа, начисление отпускных, выдача отпускных).
4. График отпусков обязательно должен быть в любой организации, который составляется в конце года на следующий и должен быть утвержден не позднее чем за две недели до нового года т.е. не позднее 17 декабря каждого года.
5. Личные документации на сотрудников (приказы о приеме, увольнении, переводы, личные карточки Т-2).
6. Личная карточка сотрудника содержит основную информацию о работнике, а также информацию о переводах сотрудника, отпусках. Сотрудник расписывается в личной карточке, подтверждая достоверность информации.
7. Журналы, которые ведутся отделом кадров – книга учета движения и выдачи трудовых книжек, журнал учета трудовых договоров и т.п.
8. Штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка - штатное расписание определяет не только перечень должностей на предприятии, но и численность работников предприятия, заработную плату. Правильно составленные правила внутреннего трудового распорядка позволят не только контролировать дисциплину работников, но и в случае их нарушения привлечь работника к дисциплинарной ответственности.

Что дает проведение кадрового аудита?

• объективный и непредвзятый анализ состояния кадровой документации предприятия и оценку компетенцию его кадрового работника;
• уменьшение рисков нарушения трудового законодательства, а, следовательно, и лишения работника повода обращения с жалобами в государственные органы о защите трудовых прав, а также в суд;
• исправление недочетов и ошибок в кадровой документации до момента проведения проверки со стороны государственных органов.
• позволяет руководителю увидеть имеющуюся систему управления персоналом всего предприятия.

Заказать кадровый аудит

Специалисты нашей компании готовы провести кадровый аудит вашего предприятия, выявить нарушения трудового законодательства, сопроводить компанию при проверке ГИТ с минимальными рисками для предприятия, а в случае неправомерного привлечения к административной ответственности, обжаловать штрафы ГИТ в суде.

Для оперативного определения слабых мест в кадровой документации вашего предприятия рекомендуем как можно раньше провести кадровой аудит предприятия с привлечением независимых квалифицированных специалистов в области трудового права.