«На друга надейся, а сам не плошай!» Помогли выявить хищение денежных средств на предприятии главным бухгалтером.

В декабре 2022 года клиент по рекомендации друга - предпринимателя принял на работу главного бухгалтера. Оформили трудовой договор, но почему-то главный бухгалтер упорно была против включения в договор условия о полной материальной ответственности. 

В должностные обязанности главного бухгалтера, в том числе входил перевод денежных средств со счетов клиента контрагентам, а также осуществление самоинкассации. Для входа в личный кабинет компании главный бухгалтер убедила директора получать коды для доступа на номер телефона, оформленный на нее. Через какое-то время к директору обратился сотрудник бухгалтерии, который предоставил скрины сообщений из мессенджеров, где главный бухгалтер компании предлагает воровать деньги из фирмы, в том числе путем выплаты премии сотрудникам. Клиент обратился к нам за помощью для проверки информации о махинациях главного бухгалтера, предоставленной сотрудником компании. 

Для проверки действий второго человека после директора мы провели следующие мероприятия:

• Запросили выписки с банковского счета компании о движении денежных средств на расчетных счетах предприятия за время работы главного бухгалтера;
  
• приказом директора назначили комиссию для проведения инвентаризации, привлекли независимого аудитора, включив его в состав комиссии;
• назначили дату инвентаризации расчетного счета компании по перечислению денежных средств контрагентам по счетам и выплате заработной платы работникам;
• вручили главному бухгалтеру уведомление о проведении инвентаризации, в котором предложили до проведения  инвентаризации предоставить расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

В ходе проверки была установлена недостача на расчетных счетах компании, подделка  квитанций самоинкассации. В общей сложности главный бухгалтер присвоила 700 000 рублей компании за полгода. Вдобавок выявилось, что она подделала документы по трудоустройству и увеличила свою заработную плату в два раза, уволила себя задним числом. Однако не успела предоставить откорректированные сведения о заработной плате и увольнении в Пенсионный фонд. От главного бухгалтера  были затребованы объяснения о выявленных фактах. 

Когда возник вопрос об отстранении от работы и подаче заявления в правоохранительные органы о хищении денежных средств, главный бухгалтер раскаялась в содеянном и вернула деньги в компанию, а также написала заявление об увольнении по собственному желанию. Директор решил не возбуждать уголовное дело и прекратить трудовые отношения, уволив главного бухгалтера по собственному желанию. Эта история могла получить еще  более печальный конец путем возбуждения  уголовного дела  и приговора суда, спасла работника только воля работодателя.

Можно ли было избежать конфликта с главным бухгалтером? 

Главный бухгалтер является ключевым человеком на предприятии, который имеет доступ ко всем денежным потокам Вашей компании. Обычно руководство передает кадровую документацию на хранение в бухгалтерию, а также вверяет главному бухгалтеру электронные подписи директора и печати компании. Но не всегда работники бывают добросовестными. 

Правильно составленный трудовой договор с главным бухгалтером - залог добросовестного выполнения трудовых обязанностей последним. Поэтому обязательно прописывайте в трудовом договоре условие о полной материальной ответственности работника.  Если  в трудовом договоре отсутствует такое условие, то главный бухгалтер будет нести ответственность только в пределах  среднего заработка. В исключительных случаях предусмотренных законом, главный бухгалтер несет полную материальную ответственность. Например, на основании приговора суда, которым будет установлен ущерб, причиненный преступными действиями. Процесс довольно долгий и трудный. Периодически проводите инвентаризацию расчетных счетов компании и храните заключенные трудовые договора с  работниками у директора, а не в бухгалтерии, передавайте материальные ценности работникам, в том числе печати компании и ЭЦП директора, по акту приема-передачи материально ответственным лицам. 

К слову сказать, директор компании,  наученный этой историей, более внимательно подходил к выбору нового главного бухгалтера. При найме сотрудника заключил договор по всем правилам трудового законодательства, в том числе прописав полную материальную ответственность главного бухгалтера.