Обеспечили защиту персональных данных посетителей экзотариума

Экзотариум, дом для сотен экзотических существ, столкнулся с необходимостью обеспечения защиты персональных данных, собранных от сотрудников, посетителей выставок, групп обучающихся и партнеров. Понимая всю важность соблюдения требований 152-ФЗ в современном цифровом мире, руководство экзотариума доверило решение этой задачи команде специалистов нашей  юридической компании.

Главная проблема заключалась в отсутствии четко регламентированных правил обработки персональных данных. Несмотря на большое количество посетителей и активное использование маркетинговых инструментов для привлечения новых клиентов, а также тесное сотрудничество с партнерами, в организации не имелось внутренних документов, регламентирующих порядок сбора, хранения, использования и защиты личной информации. Это создавало серьезные риски, включая возможные утечки данных, наложение штрафов и потерю репутации учреждения.

Для решения этой задачи руководство экзотариума обратилось к команде юристов, перед которыми стояла цель — создать надежную систему защиты персональных данных, соответствующую всем требованиям 152-ФЗ. Наше сафари началось с тщательного аудита всех процессов, связанных с обработкой личной информации. Были изучены кадровые документы, онлайн-формы обратной связи на сайте и другие каналы, через которые поступали персональные данные.

Особое внимание было уделено веб-сайту экзотариума, который активно использовал cookie-файлы посредством различных аналитических инструментов. Необходимо было оценить соответствие такой практики требованиям о локализации данных на российских серверах и необходимости получения согласия пользователей на обработку их данных.

В ходе работы были выполнены следующие задачи:

1. Аудит и правовой анализ. Юристы тщательно проанализировали все существующие процессы обработки персональных данных. Целью было выявление потенциальных уязвимостей, зон риска и несоответствий требованиям законодательства. Особое внимание было уделено определению правовых оснований для обработки различных категорий персональных данных, с привязкой к нормам отраслевого законодательства, регулирующего деятельность учреждений культуры и зоопарков.

2. Разработка и внедрение новых методов. На основе результатов аудита были внедрены новые методы организации работы с данными, соответствующие 152-ФЗ. Важным условием было обеспечение органичной интеграции новых методов в существующие бизнес-процессы экзотариума, чтобы минимизировать любые возможные неудобства и сохранить высокий уровень вовлеченности посетителей.

3. Разработка нормативной документации. Для обеспечения соответствия требованиям законодательства был разработан полный пакет локальных нормативных актов, регламентирующих все аспекты обработки и защиты персональных данных в экзотариуме. В этот пакет вошли политики конфиденциальности, регламенты обработки персональных данных различных категорий субъектов, а также специальные инструкции по организации видеонаблюдения на территории учреждения с учетом требований закона.

4. Сопровождение в Роскомнадзоре. В целях обеспечения правомерности обработки персональных данных, юристы подготовили и направили в Роскомнадзор уведомление о внесении изменений в сведения, содержащиеся в реестре операторов персональных данных. Этот этап включал в себя взаимодействие с представителями контролирующего органа, предоставление необходимых пояснений и оперативное реагирование на возможные запросы.

В результате нашей работы Тульский областной экзотариум получил комплексную систему защиты персональных данных, полностью соответствующую требованиям 152-ФЗ. Это позволило не только избежать возможных санкций со стороны контролирующих органов, но и значительно повысить уровень доверия со стороны клиентов и партнеров, укрепив репутацию организации. Освободившись от рисков, связанных с несоблюдением законодательства, Экзотариум теперь может полностью сосредоточиться на своей основной миссии – сохранении и изучении удивительного мира природы. Теперь экзотариум может уверенно смотреть в будущее, зная, что его данные надежно защищены от цифровых «хищников».