Истребование документов у налогоплательщика: законно ли это и что можно противопоставить?

Истребование документов у налогоплательщика возможно как в рамках проведения налоговой проверки, так и вне ее рамок. Но в любом случае необходимо знать порядок и пределы истребования документов, чтобы не допустить нарушения своих прав. Давайте рассмотрим типичные нарушения налоговых инспекций при истребовании документов, а также последствия их непредставления.

Типичные нарушения налоговых инспекций при истребовании документов в ходе проведения проверок:

1. Неуказание на мероприятие налогового контроля (проверку), данные о документах и их количестве

В требовании указывается, при проведении какого мероприятия налогового контроля, либо что в связи с наличием недоимки и задолженности по пеням и штрафам, возникла необходимость в представлении документов (информации).

При этом необходимо отметить, что налоговая не может привлечь предпринимателя к ответственности за непредставление документа, идентифицировать который невозможно. Суды отмечают, что требование о представлении документов, необходимых для налоговой проверки, должно содержать достаточно определенные данные о документах, которые истребуются налоговым органом и об их количестве. Сами же истребуемые документы должны иметь отношение к предмету налоговой проверки.

2. Несопоставимость объемов истребуемых документов со сроками для их представления

Например, суд признал незаконным истребование свыше 1 млн документов в течение 17 рабочих дней, что было затруднительным для компании. Документы были запрошены всего за несколько дней до окончания налоговой проверки, при этом налоговая имела сведения о хозяйственных операциях общества со спорными контрагентами, следовательно, не имела реального намерения изучать истребуемые документы.

В случаях запроса большого количества документов в условиях короткого промежутка времени для их подготовки мы рекомендуем направлять соответствующие пояснения в налоговый орган с просьбой о продлении срока для представления документов.

3. Истребуемые документы не относятся к предмету проверки

Это нарушение отмечено среди типичных и самой Федеральной налоговой службой. Например, суд встал на сторону налогоплательщика, которого привлекли к ответственности за непредставление рецептур алкогольной продукции. Суд отметил, что указанные документы не являются документами, которые используются для контроля за правильностью расчета, полнотой и своевременностью уплаты налогов в бюджет.

Инспекция может истребовать документы, в том числе непредусмотренные налоговым или бухгалтерским законодательством. Например, Верховный суд признал законным истребование у налогоплательщика пояснительной записки о расхождениях, выявленных между бухгалтерской и налоговой отчетностью. Суд отметил, что эти сведения требовались для проведения проверки, установления обстоятельств, подлежащих выяснению, в ее рамкахконтроля за правильностью исчисления и полнотой уплаты налогов.

При этом истребование документов не ограничивается первым контрагентом (например, покупателем при проверке продавца), а может распространяться и на последующие сделки (вторую, третью и далее).

Относительно истребования документов вне рамок проведения проверки необходимо учитывать следующее:

Например, требование налогового органа о предоставлении документов, касающихся деятельности ИП Иванова И.И., договоров, актов с ИП Ивановым И.И. за 2021 г. – незаконно, поскольку не указывает на конкретную сделку, а запрашивает документы, относящиеся ко всей деятельности налогоплательщика с контрагентом.

Суды отмечают, что такая конкретика позволяет установить объем информации и документов, запрос которых является допустимым для налогового органа в соответствующем случае.Тем самым обеспечивается определенность требования и соблюдение прав и законных интересов налогоплательщиков путем предотвращения случаев необоснованного возложения на них обязанности по предоставлению документов (информации) со стороны налогового органа.

В то же время в случаях истребования документов по конкретной сделке без указания вида налогового контроля суды занимают противоположную изложенной выше позицию: «отсутствие в требовании указания на проведение конкретного мероприятия налогового контроля не свидетельствует о недействительности данного требования, вынесенного на основании полномочий, предусмотренных пунктом 2 статьи 93.1 Налогового кодекса».

В то же время Конституционный суд отметил следующие положения в споре о пределах описания запрашиваемых документов:

«1) у налогоплательщика нет оснований отказать в предоставлении требуемых документов (информации) лишь на том основании, что налоговый орган не укажет в требовании, например, номер или дату заключения, иные реквизиты соответствующих договоров, учитывая, что некоторые реквизиты определяются сторонами сделки и могут быть в силу ряда причин не указаны либо вообще не определены;

2) налоговый орган может определить предмет истребования по любому ясному, четкому и недвусмысленному признаку, в частности по переданному (подлежащему передаче) конкретному товару (партии), выполненным работам (оказанным услугам), а также времени поставки и приема-передачи, первичным документам и т.п., если эти признаки по отдельности или вместе позволяют определить конкретную сделку, по которой налогоплательщик обязан представить относящиеся к ней документы (информацию)».

Период истребования документов

Налоговые органы вправе истребовать документы за период, ограничивающийся сроком хранения документов, установленным законодательно. Каковы последствия непредставления документов налоговому органу?

1. Штраф

• за непредставление сведений при проведении проверки: 200 рублей за каждый документ;

• за непредставление сведений по конкретной сделке вне рамок проверки – 5 000 рублей за каждый документ;

2. Выемка

В случае отказа или непредставления документов, истребуемых при проведении проверки, налоговый орган производит выемку необходимых документов.

Когда непредставление истребуемых документов не будет свидетельствовать о нарушении (при отсутствии нарушений со стороны инспекции)?

1. Документы утрачены

В этом случае утрата документов должна быть документально оформлена назначенной комиссией по расследованию пропажи. об этом уведомляют налоговую. Также должны быть оформлены результаты расследования и привлечения к ответственности по факту утраты документов лиц, ответственных на предприятии за бухгалтерский учет,. В противном случае ссылка на утрату документов не будет принята в качестве обстоятельства, исключающего ответственность.

2. Документы уже направлялись ранее

Налоговую уведомляют о необходимости представить документы с информацией о реквизитах письма, которым были направлены документы, и наименование налогового органа, в который были представлены документы. 

Важно: предоставляя документы по требованию налогового органа, необходимо зафиксировать отправленный перечень – например, в описи вложения при отправке документов почтой.