Подтверждение решения собрания участников ООО: нотариус или альтернативные способы?

С 01 сентября 2014 года в соответствии с ГК РФ изменилась процедура принятия решений на общем собрании участников хозяйственных обществ. Так, для ООО – это необходимость подтверждения решения и состава участников общего собрания путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения и др.) не предусмотрен уставом общества.

Из этого следует, что нотариальное удостоверение - это общее правило удостоверения, если уставом организации не предусмотрен иной способ. Сложившаяся к настоящему моменту практика как регистрации вновь создаваемых ООО, так и внесения изменений в уставы организации, позволяет сделать вывод, что общее правило нотариального удостоверения не прижилось, и, скорее, является исключением ввиду следующих причин:

- во-первых, объем проверочных мероприятий нотариуса не позволяет гарантировать соблюдение прав учредителей, особенно интересы которых представлены в меньшинстве. Нотариус не отвечает за достоверность результатов голосования, не проверяет законность принятого решения и соблюдение порядка созыва собрания. Так, возможна ситуация, при которой решение, принятое общим собранием участников будет удостоверено нотариусом даже при существенном нарушении порядка созыва, подготовки и проведения собрания.

- во-вторых, нотариальное удостоверение решения должно осуществляться в месте проведения общего собрания, которым, например, может быть место нахождения нотариальной конторы (что не является процедурно удобным для учредителей);

Напротив, наибольшее распространение получили альтернативные формы удостоверения решений. Подавляющее большинство ООО прописывают в уставе или в решении общего собрания всевозможные вариации способов подтверждения решений, в том числе не предусмотренных ГК РФ.

Например, один из пунктов в уставе может звучать так: «принятие Общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, нотариального удостоверения не требует в случае проставления подписей на протоколе каждым участником Общества по каждому вопросу повестки дня. При этом в сумме количество голосов участников Общества, присутствовавших при принятии такого решения, должно быть не менее 75 %». В данном случае вы избавите участников от необходимости на каждом общем собрании присутствовать в полном составе, а также не столкнетесь с нотариальной процедурой подтверждения.

Следует учесть, что как от откровенного криминала, так и от незначительных злоупотреблений, по отдельности, не спасает ни один из имеющихся вариантов удостоверения. При наличии неправомерных действий со стороны других участников или третьих лиц вы обречены на судебную тяжбу с неоднозначными перспективами. Так, слабым местом у нотариального удостоверения решений является порядок созыва и подготовки общего собрания, а у большинства иных способов подтверждения - учет факта присутствия и волеизъявления участников.

На наш взгляд, максимальной защиты принимаемых общим собранием решений можно добиться только в случае использования одновременно нескольких способов подтверждающих принятие решения и состав участников общества. Но это, в свою очередь, негативно отразиться на оперативности и мобильности в принятии участниками общества любых, в том числе второстепенных, решений.

Осознавая все риски и последствия, еще на этапе создания общества мы рекомендуем делать принципиальный выбор в вопросе подтверждения принимаемых обществом решений: от максимально упрощенного, когда решение будет подтверждаться подписью председателя и секретаря собрания, до многоступенчато зарегулированного, когда одновременно используется несколько альтернативных способов удостоверения решения, в том числе в сочетании с нотариальным удостоверением.