Подписание документов по ЭДО: как не ошибиться?
Не так давно к нам обратился крупный холдинг за подготовкой заключения по перспективам спора в суде. Договор оказания юридических услуг мы предложили подписать с использованием ЭДО. Однако при обсуждении такого варианта подписания договора столкнулись с опаской клиента подписывать документы сразу через ЭДО, по практике клиент сначала подписывал документы с оговоркой об ЭДО или соглашение об использовании ЭДО на бумаге, а только потом начинал обмениваться документами в электронном виде.
С подобными опасениями клиентов мы столкнулись не один раз за последнее время, а потому поняли, что вопрос обмена документами с использованием ЭДО крайне актуален. Именно поэтому в нашем материале расскажем, как всё-таки правильно обмениваться документами через ЭДО и, главное, какие перспективы в судебных спорах с контрагентом, документов с которым нет на бумаге.
1. Как юридически правильно начать обмениваться документами по ЭДО?
Закон позволяет заключать договоры посредством подписания документов в электронном виде с использованием электронной подписи, в том числе через операторов ЭДО (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса: «договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного)».
На практике возникают вопросы: как правильно начать обмениваться документами по ЭДО, обязательно ли нужно соглашение по ЭДО, а если нужно, то как его подписывать – в бумажном формате или сразу через оператора ЭДО?
Законодательно требование о необходимости оформления соглашения об обмене документами посредством электронного документооборота (ЭДО) не предусмотрено. Поэтому подписание соглашения об обмене документами по ЭДО не является обязательным документом и может быть оформлено в целях регулирования порядка обмена документами по ЭДО путем добавления положений, не закрепленных законодательно. Например, среди дополнительных условий, которые могут согласовать стороны, – вступление договора в силу не с момента подписания его сторонами по ЭЦП, а с даты, указанной в документе.
Поэтому юридически для целей заключения и исполнения сделок нет препятствия для того, чтобы начать обмениваться договорами сразу в ЭДО – соглашение об ЭДО или оговорка об этом в договоре носит дополнительный и необязательный характер.
Вместо текстового соглашения об использовании ЭДО стороны используют технические действия – одна сторона направляет другой приглашение об обмене документами, получает на это согласие, что легитимизирует обмен документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП), в этом случае ни один из документов на бумаге не требуется.
2. Использование документов, подписанных по ЭДО, для целей взыскания задолженности
Подтверждением вышеизложенного вывода о том, что бумажное оформление обмена документами по ЭДО не требуется, является судебная практика по взысканию задолженности на основании таких документов и без использования соглашений об обмене документами по ЭДО. Ведь именно опасение о том, что при возникновении разногласий документ, подписанный по ЭДО, без соглашения об обмене документами в ЭДО не будет иметь юридической силы, является первым в списке сомнений.
Суды отмечают, что согласие на переход с бумажного документооборота на электронный может быть осуществлено как в письменной форме, так и путем совершения конклюдентных действий (например, принятием приглашения о добавлении в контрагенты по ЭДО в программе). Наличие приглашения и его принятие являются необходимыми техническими условиями для возможности обмена документами между контрагентами посредством ЭДО.
Операторы ЭДО предусматривают внутренние правила подключения к системе путем принятия приглашения к обмену документами посредством ЭДО, в связи с чем принятие приглашения от контрагента к участию в системе обмена подтверждает надлежащий обмен документами посредством ЭДО.
Дополнительно суды учитывают предыдущий опыт использования сторонами в отношениях друг с другом ЭДО, в связи с чем отклоняют ссылки ответчиков на якобы ненадлежащее оформление документов по ЭДО в отсутствие подписанного соглашения об использовании ЭДО.
При этом именно на ответчике лежит бремя доказывания ненадлежащего оформления документов. Если ответчик не докажет отказ с его стороны от подписания документов, подписание их неуполномоченным лицом либо утерю, выбытие из владения ЭЦП руководителя, суд признает подписанные по ЭДО документы надлежащими.
Порой договоры оказания услуг/подряда содержат положение о том, что акт оказанных услуг/выполненных работ, на который не поступили возражения, считается принятым заказчиком. Полагаем, что если такой документ впервые был направлен по ЭДО контрагенту, который не принял приглашение в системе для обмена документами, не подписал соглашение об ЭДО и с которым ранее обмен документами через систему не производился, то считать данный акт надлежащим нельзя, поскольку контрагент не совершил необходимых действий по согласованию обмена документами в ЭДО.
Данная ситуация видится исключением из правила, которое скорее может возникнуть на грани спора между контрагентами. Если нет уверенности в том, что сторона подпишет акт, а ранее документы не направлялись через оператора ЭДО, стоит направить документ менее технологичным способом – по почте или электронной почте, согласованной в договоре.
Для полноты освещения поставленного вопроса стоит ответить, что среди массива судебных актов можно обнаружить и противоположные выводы: «представленные акты подписаны посредством ЭЦП, однако положения договора не предусматривают возможность обмена документами посредством электронного документооборота, в материалах дела отсутствуют иные правоустанавливающие документы, указывающие на возможность сторон договора подписывать документы в том виде, в котором они представлены в материалы дела». Между тем вряд ли можно считать указанную практику релевантной к рассматриваемому случаю, ведь в указанном деле документы были подписаны исполнительным директором, который действует на основании доверенности, однако его полномочия подтверждены не были, доверенность не представлена, ответчик оспаривал полномочия подписанта.
Практически аналогичный вывод сделан и другим судом: «при отсутствии между сторонами заключенного соглашения об электронном документообороте, направление каких-либо документов посредством системы электронного взаимодействия является ненадлежащим и не может являться доказательством подтверждения совершения ответчиком юридически значимых действий…В связи с чем УПД будет иметь силу надлежаще оформленного первичного документа, который можно принять к учету только при условии, что с контрагентом организация подписала соглашение об электронном документообороте через специализированного оператора. Без такого соглашения УПД с ЭЦП не заменяет подлинник». Между тем при внимательном изучении судебного акта можно понять, что данный вывод был сделан также после исследования обстоятельств поставки товара: не была представлена доверенность уполномоченного лица на получение товара, подписание документов со стороны истца объяснялось технической ошибкой: в книгах продаж указанная операция не была отражена, доказано отсутствие поставки товара.
Таким образом, суммируя изложенную судебную практику, можно сделать вывод о том, что суды принимают в качестве доказательств поставки или выполнения работ/оказания услуг документы, подписанные посредством использования ЭДО и в отсутствие соглашения об использовании соглашения об ЭДО.
3. Взгляд налоговых органов на подписание документов с контрагентами без подписания соглашения об ЭДО.
Аналогичным образом о необходимости подписания такого соглашения с контрагентами не упоминает и ФНС. Налоговые органы учтут в качестве расходов документы, подписанные электронной подписью по ЭДО.
При этом Методические рекомендации ФНС отмечают необходимость заключения соглашения между контрагентами только в случае, если речь идет об обмене документами, подписанными ЭЦП, не через оператора ЭДО, а напрямую. В этом случае действительно целесообразно заключить соглашение об обмене электронными документами и предусмотреть важные условия – через какую площадку будет производиться обмен (мессенджер/электронная почта), порядок проверки полномочий подписантов. В случае взаимодействия сторон договора через оператора ЭДО таких вопросов нет – всё урегулировано правилами действий конкретного оператора.
Таким образом, и выводы налоговых органов и судов по вопросу заключения соглашения об ЭДО единообразны: начало взаимодействия сторон через подписание документов с помощью оператора ЭДО не имеет юридических недостатков, подписание соглашение об ЭДО (тем более его подписание на бумаге) является рекомендательным и может закрепить особые условия взаимодействия сторон при обмене электронными документами.
Поэтому подписание документов по ЭДО без подписания соглашения об ЭДО на бумаге или в электронном виде видится чрезмерным.
Подписаться на рассылку по e-mail
Юридическая компания «Центральный округ» поможет решить вашу проблему.