Порядок введения режима коммерческой тайны на предприятии

Давайте представим, что у вас есть небольшой стартап с передовыми технологиями, который притягивает внимание инвесторов и клиентов. В какой-то момент вы решаете расширить свой бизнес и начинаете постепенно увеличивать количество сотрудников, привлекать новых партнёров и искать дополнительные источники финансирования. В результате ваша компания становится более известной, и всё больше людей вовлекается в рабочий процесс. Как вы оцениваете уровень доверия к этим людям? Считаете ли вы, что поощрительные выплаты персоналу и обещания «выхлопа» от партнёрства, хотя и оформленные на бумаге, станут достаточным сдерживающим фактором для сохранения секретов компании в тайне? Вы все еще с опаской смотрите на контрагентов, предлагающих подписать NDA? В этой статье мы обсудим, какие способы защиты конфиденциальных данных бывают и какое место в защите информации занимает коммерческая тайна.

Что такое коммерческая тайна?

Коммерческая тайна является одним из способов защиты конфиденциальности информации, который позволяет её владельцу получать дополнительные доходы, избегать нежелательных расходов и сохранять позиции на рынке. Такая информация обычно приобретает ценность из-за своей неизвестности третьим лицам, которая поддерживается благодаря установлению соответствующего правового режима.

Вообще, конфиденциальной считается любая информация, если определённое лицо владеет ею на законном основании и требует от других лиц, получивших доступ к этой информации, не раскрывать её. Сведениями конфиденциального характера могут быть, например, информация о частной жизни лица, тайна следствия и судопроизводства, служебная тайна, врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки и телефонных переговоров.

Многие из этих сведений приобретают правовую охрану автоматически с момента создания или получения информации от второй стороны. Например, сведения, относимые законом к категории персональных данных, считаются конфиденциальными независимо от обстоятельств и источника получения. Аналогичные ограничения закон накладывает на раскрытие информации о содержании соглашений, заключаемых на уровне акционеров компании.

Однако большая часть деловой информации не охраняется законом и может быть защищена только после распространения на нее режима коммерческой тайны. В этом плане особый интерес взывают практические вопросы защиты информации, определяемой как секрет производства или ноу-хао. Вновь обратившись к нормативной дефиниции понятия «коммерческая тайна», мы можем увидеть, что ее содержание практически дословно воспроизводит легальное определение «секрета производства», которое содержится в ч. 4 Гражданского Кодекса Российской Федерации. В действительности, хотя понятия коммерческой тайны и секрета производства (ноу-хау) тесно связаны, они не являются юридически идентичными.

В общем смысле конфиденциальность можно определить как свойство информационной безопасности, при котором доступ к информации предоставляется только определённому кругу лиц. В этом контексте режим коммерческой тайны является способом установления конфиденциальности информации, к которой в том числе могут относится производственные секреты. То есть в данном случае речь идёт о предмете защиты (ноу-хау) и методе обеспечения конфиденциальности данных (режим коммерческой тайны).

Однако, если подходить к решению вопросу с формальной точки зрения, необходимость введения в отношении секрета производства особого режима коммерческой тайны в настоящий момент отсутствует, что подтверждает также позиция Верховного суда по вопросу. Отсутствие доказательств свободного доступа к соответствующим сведениям третьих лиц, вне зависимости от наличия введения в отношении документации, раскрывающей секреты производства, режима коммерческой тайны, признается достаточным даже в отсутствие специального грифа.

И все же, на наш взгляд, режим коммерческой тайны является наиболее подходящим для обеспечения конфиденциальности особо важных секретов производства и прочей коммерчески ценой информации. Несмотря на некоторые трудности, связанные с этим режимом, исчерпывающий перечень мер, указанных в статье 10 Закона о коммерческой тайне, позволяет точно определить момент возникновения исключительного права на секрет производства (ноу-хау), порядок работы с указанными объектами, и обеспечить надлежащую защиту прав и интересов правообладателей, не отвлекаясь на размышления и споры о достаточности предпринятых «разумных мер». Кроме того, именно нарушение правил работы с информацией, составляющей содержание коммерческой тайны, криминализировано законодателем в статье 183 Уголовного кодекса Российской Федерации. Преступлением считается как раскрытие или использование конфиденциальных сведений без согласия владельца, так и собирание информации незаконными способами, такими как кража документов, подкуп или угрозы.

Таким образом, применение режима коммерческой тайны не только помогает дополнительно защитить секреты производства, но и предоставляет правообладателям дополнительные юридические инструменты для защиты своих прав и интересов, укрепляя их позиции в случае возникновения конфликта. 

Основные условия отнесения информации к коммерческой тайне

Несмотря на все плюсы, коммерческая тайна является наименее урегулированным видом тайны из предусмотренных законодательством. Это связано, прежде всего, с тем, что здесь затрагиваются интересы частных лиц, поэтому законодатель устанавливает только общие принципы, предоставляя обладателям информации большую свободу при выборе того, какую информацию они хотят сохранить в тайне, какие выбрать для этого средства и пр. Хотя возможности выбора имеют большое значение, это может привести к неправильным решениям. Поэтому при установлении режима коммерческой тайны важно проявлять осмотрительность и тщательно выбирать информацию, нуждающуюся в защите.

Закон не даёт чётких указаний относительно того, какие данные могут считаться коммерческой тайной, но отмечает, что это могут быть сведения любого характера, имеющие ценность из-за своей неизвестности третьим лицам. Это могут быть различные разработки, финансовые данные, производственные методы, стратегии развития и другие данные, которые владелец посчитает нужным защитить. Указанный перечень видов информации не является исчерпывающим. Предприниматель самостоятельно принимает решение о том, какие данные отнести к коммерческой тайне, учитывая возможные риски их незаконного раскрытия и потенциальный ущерб для компании. При этом, очевидно должен соблюдаться ряд условий, заложенных законодателем в дефиниции.

Как следует из определения, основными признаками информации, составляющей коммерческую тайну, являются:

• Потенциальная или действительная коммерческая ценность. Право на исключительное использование информации, составляющей коммерческую тайну компании, является абсолютным, то есть предполагает наличие у третьих лиц пассивной обязанности не использовать эту информацию без разрешения правообладателя, а также соблюдать установленные им ограничения. Такие сведения обычно имеют конкурентное преимущество ввиду их неизвестности третьим лицам. Например, в организации может существовать определенный способ управления производством, позволяющий владельцам создавать продукцию высокого качества и получать прибыль. Напротив, если информация способствует удовлетворению публичного, а не частного интереса, действие Закона «О коммерческой тайне» на нее не распространяется.
• Ограничение доступа. Секрет имеет ценность, пока он не станет известен третьим лицам. Именно поэтому информация, которая содержится в общедоступных источниках, не защищается коммерческой тайной, даже если компания предусмотрела иное в свои документах. То же самое относится к сведениям, которые работодатели, контрагенты обязаны раскрывать по закону. Например, сведения о размере заработной платы работника, указанные в его трудовом в договоре, нельзя отнести к коммерческой тайне.
• Принятие мер для обеспечения конфиденциальности. Для защиты конфиденциальности информации необходимо осуществить комплекс организационных и технических действий, соответствующих требованиям Закона «О коммерческой тайне». В рамках этих обязательств важно составить список конфиденциальной информации, ограничить к ней доступ и определить условия её использования. Другими словами, на предприятии должен быть введен специальный режим конфиденциальности данных. Количество необходимых мер определяется исходя из конкретных обстоятельств и должно соотносится с принципом разумности.

Конечно, не вся информация может признаваться коммерческой тайной. Как уже упоминалось ранее, определенные виды информации должны оставаться доступными для публичного ознакомления в интересах третьих лиц. Такого рода ограничения прописаны в статье 5 Закона "О коммерческой тайне". На основании данной статьи можно выделить несколько групп сведений, которые не могут быть засекречены. К ним относится: а) информация, содержащаяся в учредительных документах юридического лица или в документах, выданных после государственной регистрации изменений в этих документах при обращении в налоговый орган; б) данные о численности и составе персонала, условиях труда и наличии открытых вакансий; в) информация, подлежащая государственному контролю, например, о санитарно-эпидемиологической безопасности или нарушениях; г) сведения о составе имущества государственного или муниципального предприятия, а также информация об освоении государственных бюджетов и др.

Здесь стоит акцентировать внимание на том, что перечень, на который мы ссылаемся, является примерным (открытым). По смыслу бланкетной нормы, содержащейся в п. 11 ст. 5 Закона N 98-ФЗ, информация, составляющая коммерческую тайну, также не должна включать сведения, обязательность раскрытия которых или ограничения доступа к которым установлены другими федеральными законами. Так, например, по смыслу содержания пункта 1 статьи 65.2 Гражданского кодекса Российской Федерации, абзаца третьего пункта 1 статьи 8 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» режим коммерческой тайны не применяется к запросам членов общества на предоставление документов, связанных с его деятельностью. Участникам предоставляется право доступа к информации о деятельности общества, а также на ознакомление с бухгалтерской отчётностью и другой документацией согласно его учредительным документам, даже если в этих источниках содержатся персональные данные третьих лиц.

Следовательно, при принятии решения о классификации информации как коммерческой тайны необходимо учитывать не только ее фактическую или потенциальную ценность и эффективность применяемых мер по ограничению доступа, но также наличие прямых законодательных ограничений. В противном случае защитить конфиденциальную информацию от притязаний третьих лиц не получится.

Механизм введения режим коммерческой тайны

Чтобы обеспечить надлежащую юридическую защиту информации, составляющей коммерческую тайну, нужно грамотно управлять соответствующими активами и установить строгий режим конфиденциальности на уровне локальных нормативных актов. Владелец информации должен самостоятельно определить объём данных, являющихся коммерческой тайной, источники этой информации, внедрить процедуры доступа к ней, установить порядок использования и контролировать лиц, имеющих доступ к ней.

Согласно п. 1 статьи 10 Закона «О коммерческой тайне», план «минимум» для обеспечения режима коммерческой тайны включает в себя выполнение следующих действий:

1. Определить состав сведений, составляющих содержание коммерческой тайны. Данный вопрос подробно раскрывался в настоящем тексте ранее, поэтому подробно на нем мы останавливаться не будем. Уточним лишь, что перечень должен быть предельно конкретным. Лучше избегать шаблонных фраз или цитирования положений закона. В случае необходимости защиты конкретного документа, его реквизиты можно включить в сводный перечень информации, содержащей коммерческую тайну, после чего ознакомить всех ответственных сотрудников под роспись.
2. Утвердить на уровне предприятия правила обращения с конфиденциальной информацией и внедрить эффективные механизмы контроля за их соблюдением. В качестве подтверждения наличия режима коммерческой тайны могут выступать внутренние нормативные документы, выпущенные владельцем информации, включая приказы и положения, а также договоры, устанавливающие отношения с партнерами на условиях ГПХ. Это включает в себя разработку и принятие таких нормативных актов, как Положение о коммерческой тайне, Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну; Инструкция о порядке допуска сотрудников к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, типовые шаблоны NDA и т.д. Дополнительно компания должна разработать процедуры, регулирующие вопросы конфиденциальности в рамках трудовых отношений, чтобы обеспечить защиту информации, используемой сотрудниками при выполнении ими служебных обязанностей.
3. Организовать учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Если в компании наблюдается текучка кадров, целесообразно на уровне локальных нормативных актов закрепить перечень должностей и лиц, допущенных к работе с коммерческой тайной с указанием полноты доступа. Важно, чтобы документация, содержащая порядок работы с конфиденциальной информацией ясно указывала, к каким именно сведениям сотрудники получают доступ и в каком виде.
4. Ознакомить всех сотрудников с документами под личную подпись. Если конфиденциальные данные были раскрыты лицом, которое не было ознакомлено с требованиями о защите информации в установленном порядке, этот субъект практически со 99% вероятностью не будет нести ответственность за раскрытие информации. 1 % мы относимы на те случаи, когда факт ознакомления лица с правилами работы с информацией ограниченного доступа можно подтвердить другими способами. Например, в деле А45-18610/2016 Суд по интеллектуальным правам опроверг заявление руководителя компании о том, что тот не был знаком с правилами обращения с коммерческой тайной, установленными на предприятии. о его неосведомлённости в вопросах обращения с коммерческой тайной. Суд акцентировал внимание на том, что у директора была обязанность защищать конфиденциальную информацию согласно внутренним документам компании. Более того, именно руководитель подписывал соглашения о неразглашении с сотрудниками и участвовал в разработке внутренних ЛНА. Следовательно, отсутствие формального соглашения с руководителем не исключает его осведомленности о политике конфиденциальности, принятой в организации.
5. Создать условия для соблюдения режима коммерческой тайны. Владелец информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право использовать технические средства для защиты ее конфиденциальности и принимать другие законные меры для предотвращения несанкционированного доступа к этой информации. Важно, чтобы предпринятые меры были адекватными и не создавали препятствий для сотрудников при выполнении их рабочих обязанностей.
6. Необходимо обозначить материальные носители конфиденциальных данных грифом «Коммерческая тайна» с обязательным указанием полного названия компании и её местоположения. Если обладателем информации является предприниматель, пожалуйста, укажите его имя и место жительства соответственно. Гриф должен быть нанесён на материальные носители или включён в состав реквизитов документов, в т.ч. электронных. В случае несоблюдения названых правил привлечь лицо к ответственности за разглашение конфиденциальной информации будет затруднительно, так как отсутствие грифа указывает на то, что человек мог не осознавать всю серьезность ситуации и допустил разглашение конфиденциальной информации по незнанию. Хотя такие прецеденты в судебной практике тоже были (см. Например: Постановление Московского городского суда от 05 декабря 2013 N 4у-9352/13).

Со ссылкой на неисполнение этих требований суды ни раз отказывали в удовлетворении исков о применении мер ответственности за разглашение коммерческой тайны. Так, в ходе судебного разбирательства в рамках рассмотрения дела №А75-21113/2022 выяснилось, что компания, ссылающаяся на несоблюдение ответчиком режима коммерческой тайны, не смогла чётко указать, в отношении каких данных организацией был установлен особый режим доступа, какие реализуются меры контроля за обращением этой информации и в каких документах это прописано. В связи с этим апелляционный суд справедливо отклонил аргументы представителя общества о том, что отказ в предоставлении информации ее участнику был связан с защитой этой информации. У ответчика не было обязанности предоставлять расписку о сохранении конфиденциальных данных в тайне или заключать соглашение о NDA.

Можно просто подписать NDA?

NDA (non-disclosure agreement) или соглашение о неразглашении — это юридический документ, предназначенный для защиты конфиденциальности информации в деловых отношениях. В соответствии с пунктом 2 статьи 421 Гражданского кодекса Российской Федерации, стороны имеют право свободно заключать договоры, в том числе прямо не поименованные в кодексе, поэтому использование NDA не противоречит российскому законодательству и считается законным.

Обычно условия NDA предусматривают обязательства сторон не раскрывать и не использовать конфиденциальную информацию, полученную в процессе согласования условий будущей сделки или её исполнения, если иное не предусмотрено самим соглашением. Также подобного рода документы активно применяются в рамках трудовых отношений.

Важно подчеркнуть, что судебная практика по делам, связанным с нарушением условий NDA, в России неоднозначна. В большинстве случаев суды склонны отказывать в удовлетворении исков о взыскании штрафов за нарушение условий конфиденциальности информации, особенно если условия договора не были четко определены сторонами или если не было доказано причинения реального ущерба от разглашения или раскрытия сведений второй стороной.

В тоже время сейчас наметилась тенденция, при которой суды все меньше ставят под сомнение законность самого соглашения о неразглашении, допуская его заключение даже в отсутствие установленного режима коммерческой тайны на предприятии.

Чтобы повысить шансы на удовлетворение исковых требований по NDA, следует учитывать следующее.

Во-первых, необходимо чётко осознавать цель заключения соглашения об NDA и тщательно определять его предмет. Если компания указывает в предмете договора информацию, являющуюся коммерческой тайной, начинают действовать строгие нормы закона, связанные с сохранением конфиденциальности, включая требования к определению существенных условий для договоров такого типа, о которых речь шла выше. Без этих условий соглашение просто не будет работать. 

Во-вторых, важно установить чёткий регламент для обмена информацией между сторонами. Определение внутренних и внешних процессов работы с конфиденциальными данными позволяет снизить вероятность их непреднамеренного разглашения. Для надёжной правовой защиты оптимальным решением будет включение соглашения о неразглашении в систему охраны коммерческой тайны.

В-третьих, следует четко указать последствия нарушения условий NDA. Это включает выбор средств правовой охраны и определение договорной ответственности, которая, в том числе, будет зависеть от статуса нарушителя (работник или контрагент) и предмета договора. Обращаем внимание работодателей, что включение условия о штрафе за нарушение режима конфиденциальности информации в соглашение с сотрудником может вызвать определенные трудности. Согласно судебной практике, трудовое законодательство не предусматривают применение штрафных санкций в качестве меры наказания по отношению к работникам. Соответственно, работодатель может требовать возмещения только реального ущерба, подтвержденного документально (См. Например: Решение Видновского городского суда Московской области № 2-4447/2019 2-4447/2019~М-4537/2019 М-4537/2019 от 12 декабря 2019 г. по делу № 2-4447/2019).

И последнее четвертое, во избежание недопонимания следует заранее указать в NDA период, в течение которого информация должна оставаться секретной. Даже после прекращения сотрудничества данные будут защищены в течение этого времени.

Основываясь на правовых нормах и практического опыта реализации обоих механизмов, можно утверждать, что и NDA, и режим коммерческой тайны имеют свои особенности и преимущества в области защиты конфиденциальных данных. Ключевым здесь является правильное использование этих инструментов на практике, учитывая потребности и уровень возможностей предприятия.