Аналитика

Электронные трудовые книжки: важные изменения

10 Янв 2020

human-3131802_960_720.jpgС 1 января 2020 года вступают в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, вводимые Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. Они направлены на замену бумажных трудовых книжек электронным вариантом (в частности появляется ст. 66.1 сведения о трудовой деятельности).

Мы решили помочь кадровым работникам разобраться в столь значительных изменениях и рассказать, на что обратить внимание при работе с новыми трудовыми книжками в 2020 году. Нами разработан алгоритм действий по внедрению в Вашу компанию электронных трудовых книжек.

Что такое электронные трудовые книжки?

В Трудовой кодекс РФ вводится понятие «сведения о трудовой деятельности», которые формируются в электронном виде. Сведения о трудовой деятельности работников будут храниться в электронном виде  и передаваться в пенсионный фонд. Это будет являться электронной трудовой книжкой.

Эти сведения будут содержать:
А) информацию о работнике;
Б) о месте работы; 
В) трудовую функцию;
Г) информацию о переводах работника на другую постоянную  работу
Д) записи об увольнении работника с указанием основания и причин прекращения трудового договора.
Е) другую информацию, предусмотренную Трудовым кодексом РФ и Федеральным законами.

С января 2020 года  лицо, поступающее на работу, предоставляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. 

Сведения о трудовой деятельности можно получить: 
- у работодателя (по последнему месту работы или в период работы).
- в МФЦ «Мои документы»;
- в Пенсионном фонде РФ 
- на портале «Госуслуги».

Как наладить работу с Пенсионным фондом РФ по передаче сведений о трудовой деятельности работников?

В соответствии с изменениями, вводимыми Федеральным законом   от 16 декабря 2019 г. N 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в  обязанности работодателя с нового года входит  предоставление в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности работников.  Эти данные предоставляются ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором происходит кадровые изменения (прием, увольнение, перевод), либо если работником подано заявление о выборе электронного способа учета сведений о его трудовой деятельности. Первый отчет необходимо будет сдать до 15 февраля 2020 года.

Пенсионный фонд РФ подготовил проекты форм отчетности: СЗИ-ТД-сведения о трудовой деятельности работника и СЗВ-ТД-сведения о трудовой деятельности работников. Также разработан порядок заполнения этих форм. С ними можно ознакомиться на сайте Пенсионного фонда РФ.

Внесение изменений в локальные нормативные акты (ЛНА) предприятия.

В правилах внутреннего трудового распорядка следует внести изменения в разделы о приеме на работу и увольнении работников.

Необходимо  дополнить эти разделы следующей  информацией:

-  при приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

- в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о его трудовой деятельности.
Если на Вашем предприятии имеются иные ЛНА, в которых упоминаются трудовые книжки в них тоже нужно внести изменения, дополнив изменениями про сведения о трудовой деятельности работников. 

Уведомление работников о возможности оформления ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Работодатель обязан по 30 июня 2020 г., включительно, вручить каждому работнику под роспись (или направить по почте) уведомление о праве отказаться от бумажной трудовой книжки. В таком уведомлении стоит объяснить, что работник имеет право оставить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее и предоставить право работодателю вести сведения о его трудовой деятельности в электронном виде.Также необходимо проинформировать работников, что  сведения о трудовой деятельности будет содержаться в информационной базе Пенсионного фонда РФ. 

Уведомлять об изменениях  в трудовом законодательстве, связанных с формирование сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде  необходимо каждого работника, даже находящегося в декрете. Исключений закон не предусматривает. Получить форму уведомления можно по приведенной ниже ссылке


Заведение  отдельной электронной почты для отдела кадров.

Мы советуем завести отдельную электронную почту для отдела кадров: 

Статья 66.1 Трудового кодекса РФ, введенная с 1 января 2020 г., предусматривает возможность работнику подавать заявление работодателю о получении сведений о трудовой деятельности, как в письменной форме, так и путем направления заявления на адрес электронной почты работодателя.

При этом срок предоставления  таких сведений  в период работы не позднее 3 (трех) рабочих дней, при увольнении - в день прекращения трудового договора.

Чтобы не пропустить письмо от работников в огромном количестве поступающей корреспонденции на общую электронную почту  предприятия проще выделить почту для отдела кадров. Доведите до сведения всех работников адрес электронной почты предприятия. 

 Получение от работников заявлений о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронный учет трудовой деятельности.
 
 Каждый работник до 31 декабря 2020 г. должен подать заявление, в котором он указывает один из способов дальнейшего учета сведений о трудовой деятельности работника.

Бланк заявления лучше подготовить заранее и выдать работникам. 

Если работник не подал заявление о выборе способа учета его трудовой деятельности - работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

Обратите внимание, что работник, подавший заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки,  сохраняет право в дальнейшем письменно отказаться от нее и перейти на электронный учет своей трудовой деятельности. Скачать все необходимые заявления (заявления на ведение бумажной трудовой книжки, электронной трудовой книжки и уведомление работников о введении электронной трудовой книжки) можно ЗДЕСЬ.

Обратно перейти с электронной на бумажную трудовую книжку будет нельзя. 

Свое право на выбор способа учета трудовой деятельности сохраняют, в том числе при поступлении на работу, лица, не имевшие возможности подать такие заявления, в частности:

1) Лица, не выполняющие трудовые функции на 31 декабря 2020 г., в том числе на период:
- временной нетрудоспособности;
- отпуска;
- отстранения от работы, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 г. не состоявшие в трудовых отношениях и до указанной даты не подавшие одно из заявлений (например, временно неработающие). 

Подготовьте  трудовые книжки к выдаче работникам, решившим отказаться от их ведения.

Всем работникам, подавшим заявление о предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовые книжки на руки. Так он освобождается от ответственности за их ведение и хранение.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Хотелось бы заметить, что в настоящее время Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69 (ред. от 31.10.2016 г.), не предусматривает внесение такой записи. Поэтому, предполагаем, что в ближайшее время будут внесены изменения в данную инструкцию. 

И последнее о чем хотелось бы рассказать: с 1 января 2021 г. сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающие на работу, будут формироваться только в электронном виде. Трудовые книжки не оформляются! 

Как видно, переход на электронные трудовые книжки будет происходить постепенно, весь 2020 год. Кадровому работнику нужно будет привести кадровые документы предприятия в соответствии с внесенными изменениями в Трудовой кодекс РФ, а также отладить работу с Пенсионным фондом по предоставлению сведений о трудовой деятельности работников. Наступивший год будет экспериментальным по внедрению  изменений в трудовое законодательство. В ближайшее время в Кодекс об административных правонарушениях будут внесены статьи, касающиеся административной ответственности работодателя  за нарушение сроков предоставления  или непредоставление сведений, предоставление подложных сведений о трудовой деятельности работников. Данный законопроект №  78758-7 принят Государственной Думой в первом чтении.

Хартия АПК - благо или необоснованные риски?
24 Октября 2019
10.30 (МСК)

Бесплатный вебинар

Цифровизация и Гражданский кодекс.
Что изменилось с 1 октября 2019 года?
Уже несколько лет юридическое сообщество вместе с...
Читать полностью
Хартия АПК.
Защита от проблем или новые налоговые риски?
  • Что такое Хартия АПК
  • Каковы ее плюсы и минусы?
  • Защитит ли Хартия АПК своих участников от проблем?
Заявка на консультацию
Подписаться на рассылку по e-mail