Электронные трудовые книжки: важные изменения

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, введенные Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. Они направлены на замену бумажных трудовых книжек электронным вариантом (в частности появляется ст. 66.1 "Сведения о трудовой деятельности"). Мы решили помочь кадровым работникам разобраться в столь значительных изменениях и рассказать, на что обратить внимание при работе с новыми трудовыми книжками в 2020 году. Также мы разработали алгоритм действий по внедрению в Вашу компанию электронных трудовых книжек..

Что такое электронные трудовые книжки?

В Трудовой кодекс РФ вводится понятие "сведения о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде". Сведения о трудовой деятельности работников будут храниться в электронном виде  и передаваться в Пенсионный фонд. Это и будет электронной трудовой книжкой.

Сведения будут содержать:
А) информацию о работнике,
Б) о месте его работы, 
В) его трудовую функцию (должность),
Г) информацию о переводах работника на другую постоянную  работу,
Д) записи об увольнении работника с указанием основания и причин прекращения трудового договора,
Е) другую информацию, предусмотренную Трудовым кодексом РФ и Федеральным законами.

С января 2020 года  лицо, поступающее на работу, предоставляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. 

Сведения о трудовой деятельности можно получить: 
- у работодателя (по последнему месту работы или в период работы).
- в МФЦ «Мои документы»;
- в Пенсионном фонде РФ 
- на портале «Госуслуги».

Как наладить работу с Пенсионным фондом РФ по передаче сведений о трудовой деятельности работников?

В соответствии с изменениями, введенными Федеральным законом   от 16 декабря 2019 г. N 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в  обязанности работодателя теперь входит  предоставление в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности работников.  Они предоставляются ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором происходит кадровые изменения (прием, увольнение, перевод), либо если работник подал заявление о выборе электронного способа учета сведений о его трудовой деятельности. 

Пенсионный фонд РФ подготовил проекты форм отчетности: СЗИ-ТД-сведения о трудовой деятельности работника и СЗВ-ТД-сведения о трудовой деятельности работников. Также разработан порядок заполнения этих форм. С ними можно ознакомиться на сайте Пенсионного фонда РФ.

Внесение изменений в локальные нормативные акты (ЛНА) предприятия.

В правилах внутреннего трудового распорядка следует внести изменения в разделы о приеме на работу и увольнении работников.

Необходимо  дополнить эти разделы следующей  информацией:

-  при приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

- в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о его трудовой деятельности.

Если на Вашем предприятии имеются иные ЛНА, в которых упоминаются трудовые книжки в них тоже нужно внести изменения, дополнив изменениями про сведения о трудовой деятельности работников. 

Уведомление работников о возможности оформления ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Работодатель обязан вручить каждому работнику под роспись (или направить по почте) уведомление о праве отказаться от бумажной трудовой книжки. В нем стоит объяснить, что работник имеет право оставить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее и предоставить право работодателю вести сведения о его трудовой деятельности в электронном виде. Также необходимо проинформировать работника, что  сведения о трудовой деятельности будет содержаться в информационной базе Пенсионного фонда РФ. 

 Об изменениях  в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде,  необходимо уведомить каждого работника, даже находящихся в декрете. Исключений закон не предусматривает! 

Введение отдельной электронной почты для отдела кадров.

Мы советуем завести отдельную электронную почту для отдела кадров: 

Статья 66.1 Трудового кодекса РФ, введенная с 1 января 2020 г., предусматривает возможность работнику подавать заявление работодателю о получении сведений о трудовой деятельности, как в письменной форме, так и путем направления заявления на адрес электронной почты работодателя.

При этом срок предоставления  таких сведений  в период работы составляет не более 3 (трех) рабочих дней, а при увольнении - в день прекращения трудового договора.

Чтобы не пропустить письма от работников в общей поступающей корреспонденции предприятия проще выделить отдельную электронную почту для отдела кадров. Доведите до сведения всех работников адрес электронной почты предприятия. 

 Получение от работников заявлений о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронный учет трудовой деятельности.
 
 Каждый работник до 31 декабря 2020 г. должен подать заявление, в котором он указывает один из способов дальнейшего учета сведений о трудовой деятельности работника.

Бланк заявления лучше подготовить заранее и выдать работникам. 

Если работник не подал заявление о выборе способа учета его трудовой деятельности, то работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

Обратите внимание, что работник, подавший заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки,  сохраняет право в дальнейшем письменно отказаться от нее и перейти на электронный учет своей трудовой деятельности. 

Обратно перейти с электронной на бумажную трудовую книжку будет нельзя. 

Подготовьте  трудовые книжки к выдаче работникам, решившим отказаться от их ведения.

Всем работникам, подавшим заявления о предоставление им сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовые книжки на руки. Так он освобождается от ответственности за их ведение и хранение.

И последнее о чем хотелось бы рассказать: с 1 января 2021 г. сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающие на работу, будут формироваться только в электронном виде. Трудовые книжки не оформляются!