јналитика

Ёлектронные трудовые книжки: важные изменени€

10 янв 2020

human-3131802_960_720.jpg— 1 €нвар€ 2020 года вступают в силу изменени€ в “рудовой кодекс –‘, вводимые ‘едеральным законом є 439-‘« от 16 декабр€ 2019 г. ќни направлены на замену бумажных трудовых книжек электронным вариантом (в частности по€вл€етс€ ст. 66.1 сведени€ о трудовой де€тельности).

ћы решили помочь кадровым работникам разобратьс€ в столь значительных изменени€х и рассказать, на что обратить внимание при работе с новыми трудовыми книжками в 2020 году. Ќами разработан алгоритм действий по внедрению в ¬ашу компанию электронных трудовых книжек.

„то такое электронные трудовые книжки?

¬ “рудовой кодекс –‘ вводитс€ пон€тие Ђсведени€ о трудовой де€тельностиї, которые формируютс€ в электронном виде. —ведени€ о трудовой де€тельности работников будут хранитьс€ в электронном виде  и передаватьс€ в пенсионный фонд. Ёто будет €вл€тьс€ электронной трудовой книжкой.

Ёти сведени€ будут содержать:
ј) информацию о работнике;
Ѕ) о месте работы; 
¬) трудовую функцию;
√) информацию о переводах работника на другую посто€нную  работу
ƒ) записи об увольнении работника с указанием основани€ и причин прекращени€ трудового договора.
≈) другую информацию, предусмотренную “рудовым кодексом –‘ и ‘едеральным законами.

— €нвар€ 2020 года  лицо, поступающее на работу, предоставл€ет работодателю сведени€ о трудовой де€тельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. 

—ведени€ о трудовой де€тельности можно получить: 
- у работодател€ (по последнему месту работы или в период работы).
- в ћ‘÷ Ђћои документыї;
- в ѕенсионном фонде –‘ 
- на портале Ђ√осуслугиї.

 ак наладить работу с ѕенсионным фондом –‘ по передаче сведений о трудовой де€тельности работников?

¬ соответствии с изменени€ми, вводимыми ‘едеральным законом   от 16 декабр€ 2019 г. N 436-‘« Ђќ внесении изменений в ‘едеральный закон Ђќб индивидуальном (персонифицированном) учете в системе об€зательного пенсионного страховани€ї в  об€занности работодател€ с нового года входит  предоставление в ѕенсионный фонд –‘ сведени€ о трудовой де€тельности работников.  Ёти данные предоставл€ютс€ ежемес€чно, не позднее 15-го числа мес€ца, следующего за мес€цем, в котором происходит кадровые изменени€ (прием, увольнение, перевод), либо если работником подано за€вление о выборе электронного способа учета сведений о его трудовой де€тельности. ѕервый отчет необходимо будет сдать до 15 феврал€ 2020 года.

ѕенсионный фонд –‘ подготовил проекты форм отчетности: —«»-“ƒ-сведени€ о трудовой де€тельности работника и —«¬-“ƒ-сведени€ о трудовой де€тельности работников. “акже разработан пор€док заполнени€ этих форм. — ними можно ознакомитьс€ на сайте ѕенсионного фонда –‘.

¬несение изменений в локальные нормативные акты (ЋЌј) предпри€ти€.

¬ правилах внутреннего трудового распор€дка следует внести изменени€ в разделы о приеме на работу и увольнении работников.

Ќеобходимо  дополнить эти разделы следующей  информацией:

-  при приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъ€вл€ет работодателю сведени€ о трудовой де€тельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

- в день прекращени€ трудового договора работодатель об€зан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведени€ о его трудовой де€тельности.
≈сли на ¬ашем предпри€тии имеютс€ иные ЋЌј, в которых упоминаютс€ трудовые книжки в них тоже нужно внести изменени€, дополнив изменени€ми про сведени€ о трудовой де€тельности работников. 

”ведомление работников о возможности оформлени€ ведени€ сведений о трудовой де€тельности в электронном виде.

–аботодатель об€зан по 30 июн€ 2020 г., включительно, вручить каждому работнику под роспись (или направить по почте) уведомление о праве отказатьс€ от бумажной трудовой книжки. ¬ таком уведомлении стоит объ€снить, что работник имеет право оставить бумажную трудовую книжку или отказатьс€ от нее и предоставить право работодателю вести сведени€ о его трудовой де€тельности в электронном виде.“акже необходимо проинформировать работников, что  сведени€ о трудовой де€тельности будет содержатьс€ в информационной базе ѕенсионного фонда –‘. 

”ведомл€ть об изменени€х  в трудовом законодательстве, св€занных с формирование сведений о трудовой де€тельности работников в электронном виде  необходимо каждого работника, даже наход€щегос€ в декрете. »сключений закон не предусматривает. ѕолучить форму уведомлени€ можно по приведенной ниже ссылке


«аведение  отдельной электронной почты дл€ отдела кадров.

ћы советуем завести отдельную электронную почту дл€ отдела кадров: 

—тать€ 66.1 “рудового кодекса –‘, введенна€ с 1 €нвар€ 2020 г., предусматривает возможность работнику подавать за€вление работодателю о получении сведений о трудовой де€тельности, как в письменной форме, так и путем направлени€ за€влени€ на адрес электронной почты работодател€.

ѕри этом срок предоставлени€  таких сведений  в период работы не позднее 3 (трех) рабочих дней, при увольнении - в день прекращени€ трудового договора.

„тобы не пропустить письмо от работников в огромном количестве поступающей корреспонденции на общую электронную почту  предпри€ти€ проще выделить почту дл€ отдела кадров. ƒоведите до сведени€ всех работников адрес электронной почты предпри€ти€. 

 ѕолучение от работников за€влений о продолжении ведени€ бумажной трудовой книжки или о переходе на электронный учет трудовой де€тельности.
 
  аждый работник до 31 декабр€ 2020 г. должен подать за€вление, в котором он указывает один из способов дальнейшего учета сведений о трудовой де€тельности работника.

Ѕланк за€влени€ лучше подготовить заранее и выдать работникам. 

≈сли работник не подал за€вление о выборе способа учета его трудовой де€тельности - работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

ќбратите внимание, что работник, подавший за€вление о продолжении ведени€ бумажной трудовой книжки,  сохран€ет право в дальнейшем письменно отказатьс€ от нее и перейти на электронный учет своей трудовой де€тельности. —качать все необходимые за€влени€ (за€влени€ на ведение бумажной трудовой книжки, электронной трудовой книжки и уведомление работников о введении электронной трудовой книжки) можно «ƒ≈—№.

ќбратно перейти с электронной на бумажную трудовую книжку будет нельз€. 

—вое право на выбор способа учета трудовой де€тельности сохран€ют, в том числе при поступлении на работу, лица, не имевшие возможности подать такие за€влени€, в частности:

1) Ћица, не выполн€ющие трудовые функции на 31 декабр€ 2020 г., в том числе на период:
- временной нетрудоспособности;
- отпуска;
- отстранени€ от работы, в случа€х, предусмотренных трудовым законодательством.

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состо€нию на 31 декабр€ 2020 г. не состо€вшие в трудовых отношени€х и до указанной даты не подавшие одно из за€влений (например, временно неработающие). 

ѕодготовьте  трудовые книжки к выдаче работникам, решившим отказатьс€ от их ведени€.

¬сем работникам, подавшим за€вление о предоставление ему работодателем сведений о трудовой де€тельности, работодатель выдает трудовые книжки на руки. “ак он освобождаетс€ от ответственности за их ведение и хранение.

ѕри выдаче трудовой книжки в нее вноситс€ запись о подаче работником за€влени€ о предоставлении ему сведений о трудовой де€тельности в электронном виде.

’отелось бы заметить, что в насто€щее врем€ »нструкци€ по заполнению трудовых книжек, утвержденна€ постановлением ћинтруда –оссии от 10.10.2003 г. N 69 (ред. от 31.10.2016 г.), не предусматривает внесение такой записи. ѕоэтому, предполагаем, что в ближайшее врем€ будут внесены изменени€ в данную инструкцию. 

» последнее о чем хотелось бы рассказать: с 1 €нвар€ 2021 г. сведени€ о трудовой де€тельности лиц, впервые поступающие на работу, будут формироватьс€ только в электронном виде. “рудовые книжки не оформл€ютс€! 

 ак видно, переход на электронные трудовые книжки будет происходить постепенно, весь 2020 год.  адровому работнику нужно будет привести кадровые документы предпри€ти€ в соответствии с внесенными изменени€ми в “рудовой кодекс –‘, а также отладить работу с ѕенсионным фондом по предоставлению сведений о трудовой де€тельности работников. Ќаступивший год будет экспериментальным по внедрению  изменений в трудовое законодательство. ¬ ближайшее врем€ в  одекс об административных правонарушени€х будут внесены статьи, касающиес€ административной ответственности работодател€  за нарушение сроков предоставлени€  или непредоставление сведений, предоставление подложных сведений о трудовой де€тельности работников. ƒанный законопроект є  78758-7 прин€т √осударственной ƒумой в первом чтении.

"¬ыход из договорных отношений из-за COVID-19"
11 »юн€ 2020
10.00 (ћ— )

Ѕесплатный вебинар

онлайн-конференци€
" ак остатьс€ на плаву: новые стратегии дл€ бизнеса"
„итать полностью
 омисси€ за сомнительные банковские операции
  • „то такое сомнительна€ операци€?
  • «аконен ли заградительный тариф? 
  •  ак избежать потерь? 
 то виноват? » что делать?
Ќесут ли ответственность судебный пристав и арбитражный управл€ющий за утрату имущества должника?
¬ своей практике мы нередко сталкиваемс€ с ситуаци€ми, когда...
„итать полностью
«а€вка на консультацию
ѕодписатьс€ на рассылку по e-mail