Как взыскать подотчетные деньги с работника?

Любая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью передать денежные средства работнику. Неважно, для каких целей: это и покупка товара для компании, и выдача аванса при направлении работника в командировку и т.д. В настоящей статьи мы хотели бы пошагово разобрать, что нужно сделать, чтобы денежные средства вернулись работодателю.
Определимся сразу, что мы будем рассматривать ситуацию, когда суммы выданы работнику подотчет.
Шаг 1. Выбираем кому мы можем доверить денежные средства.
Закон предусматривает, что выдать подотчетные денежные средства работодатель может либо работнику, либо лицу, работающему по гражданско-правовому договору (подрядчики, исполнители).
Выдача денежных средств третьему лицу, не состоящему с компанией в трудовых или гражданско-правовых отношениях, не подпадает под предмет трудовых отношений, а налоговые органы могут посчитать это доходом и доначислить налоги и страховые взносы.
Если работодатель хочет ограничить перечень тех людей, которые могут быть подотчётными лицами, то он может издать приказ по предприятию об определении такого круга лиц. Данный документ не является обязательным ЛНА на предприятии.
Шаг 2. Оформляем правильно документы о выдачи денежных средств работнику.
На данном этапе работодатель обязан разработать ЛНА, дающий ему возможность установить порядок выдачи денежных средств. В любом случае передача денежных средств происходит либо на основании заявления работника, либо на основании распорядительного документа работодателя.
Денежные средства должны быть переданы работнику под роспись или перечислены на его банковскую карту, указанную в заявлении.
Не забываем указывать при перечислении работнику денежных средств в назначении платежа: «подотчетные денежные средства». Нарушение этого правила рождает риск отказа в суде работодателю во взыскании денежных средств с работника, так как у суда возникнут вопрос о цели выдачи денег. При получении денежных средств работник становится подотчетным лицом и обязан в течении определенного периода отчитаться перед работодателем о потраченных суммах.
В установленный ЛНА предприятия срок подотчетное лицо должно предоставить авансовый отчет о потраченных денежных средствах, а также подтверждающие документы.
Если работодатель принял авансовый отчет от подотчетного лица без документов первичной отчетности, то это может означать, что работодатель отказался взыскивать подотчетные денежные средства с работника, что для налоговой станет основанием начислить на данные суммы налоги.
В случае если подотчетные средства были не полностью потрачены работником, то вместе с подачей отчетности работодателю о потраченных денежных средствах, последний должен их вернуть остаток на банковский счет или в кассу предприятия.
Если работник отказывается предоставлять отчет и не возвращает полученные денежные средства, то у работодателя появляется право взыскать образовавшуюся перед компанией задолженность.
ШАГ 3. Устанавливаем недостачу денежных средств со стороны работника.
Для возможности взыскания задолженности с работника необходимо правильно зафиксировать невозврат денежных средств.
Проводим инвентаризацию расчетных средств и кассы предприятия. Не забываем пригласить работника на инвентаризацию и в его присутствии подписать документы. Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49.
Отказ работодателя от проведения инвентаризации в суде может привести к отказу в иске в связи с не установлением работодателем факта наличие ущерба. После установления недостачи необходимо затребовать объяснения работника о выявленных фактах. Помните, что нарушение процедуры обнаружения и установления факта недостачи, а также не затребования объяснений может служить основанием для отказа в исковых требованиях.
Вариантов взыскания два: добровольное или через судебное решение.
ШАГ 4. Взыскиваем задолженность из заработной платы добровольно, если работник согласен.
Если работник не уволен и на момент обнаружения недостачи не оспаривает взыскиваемые с него денежные средства, то работодатель при наличии согласия работника имеет право удержать денежные средства из заработной платы.
Но для взыскания в таком порядке единовременно должно наступить два условия:
- работник не оспаривает задолженность, согласен с его размером и дал письменное согласие на удержание из заработной платы;
Чтобы не получить спор о незаконном удержании, советуем подписать с работником соглашение о добровольном возмещении денежных средств.
- работодатель принял решение об удержании задолженности не позднее одного месяца с момента необходимости предоставления отчетных документов.
Отсутствие любого из перечисленных условий исключает возможность удержания из заработной платы сотрудника в добровольном порядке. Единственный способ возврата денежных средств — это обращение работодателя в суд.
Надо помнить, что работника нельзя полностью лишить заработной платы. Удержание возможно только в пределах только 20 % от заработной платы за месяц. При этом удерживать в добровольном порядке можно только в пределах среднего заработка. Поэтому, если сумма задолженности превышает вышеуказанный процент, то такая задолженность будет компенсироваться за несколько месяцев до полного погашения задолженности работника.
ШАГ 5. Взыскиваем недостачу через суд (неосновательное обогащение).
Во-первых, мы должны помнить о сроках взыскания: в течение года с момента истечения срока сдачи авансового платежа. Например, в случаи выдачи аванса на командировочные расходы срок для предоставления отчета установлен законодательно – 3 дня с момента возращения из командировки.
Во-вторых, предоставляем собранные по делу доказательства выдачи денег.
Важно помнить, что обязанность доказывания лежит на работодателе. К обстоятельствам, подлежащим доказыванию в суде, относятся:
- отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника. Например, непреодолимая сила, необходимая оборона.
- противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда;
- вина работника в причинении ущерба;
- причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба;
- размер причиненного ущерба. В этом моменте помогут документы, о проведенной инвентаризации.
Возможно, у вас возникнет резонный вопрос: нужно ли заключать с подотчетным лицом договор о полной материальной ответственности?
Перечень лиц, с которым заключается договор о полной материальной ответственности, содержится в определении Минтруда РФ. Выдача подотчет денежных средств не является основанием для заключения договора о полной материальной ответственности, так как произведённые перечисления будут считаться авансом выданным работнику.
Таким образом, при правильном оформлении недостачи и соблюдении процедуры и сроков обнаружения невозвращенных денежных средств работодатель имеет все шансы взыскать денежные средства с работника.
Подписаться на рассылку по e-mail
Юридическая компания «Центральный округ» поможет решить вашу проблему.