Как юридически грамотно подписать договор и первичные документы на расстоянии?

В обществе не прекращает расти тенденция на цифровизацию и упрощение рутинных процессов.

По общему правилу, договоры заключаются в простой письменной форме – для этого документ нужно составить, подписать и обменяться им со своим контрагентом. Однако законом допускается заключение сделок, в том числе при помощи электронных и иных технических средств, если при этом сохраняется возможность достоверно определить лицо (сторону сделки), от которого такой документ исходит.

Применительно к бизнесу ярким примером служит постепенный переход множества компаний на электронный документооборот взамен бумажного. Это существенно упрощает многие бизнес-процессы как внутри компании (например, обмен документами между сотрудниками, руководителями), так и за её пределами (в частности, подписание документов с контрагентами), а также сокращает затрачиваемое время и сопутствующие расходы.

Но для грамотного перехода на онлайн-документооборот необходимо разобраться в основных принципах его работы. И, конечно, нельзя забывать о присущих ему нюансах и юридических тонкостях, о которых мы и расскажем в нашем материале.

Электронный документооборот представляет собой процесс обмена документами посредством интернета. И на практике существует несколько разных способов такого обмена, существенно различающихся в применении и последующих правовых последствиях.

Для начала предлагаем рассмотреть базовые варианты, не требующие от компании значительных усилий и затрат для их реализации, и далее перейти к более сложным.

Самый очевидный и простой в исполнении способ дистанционного обмена документами, когда каждый из контрагентов подписывает необходимый документ, сканирует его и отправляет другой стороне по электронной почте или в мессенджере.

Одним из главных требований к такому варианту «подписания» является возможность идентифицировать лицо, выражающее свою волю, то есть достоверно установить, что скан-образ документа получен именно от стороны сделки или её уполномоченного представителя.

К примеру, принадлежность адреса электронной почты конкретному лицу можно подтвердить, если адрес электронной почты согласован сторонами в договоре, указан в ЕГРЮЛ или в ЕГРИП или содержится в письменной корреспонденции, полученной от стороны переписки на бумажном носителе. 

Кроме того, компании зачастую используют так называемую «корпоративную» электронную почту, адрес которой зарегистрирован в принадлежащем им доменном имени (которое, как правило, дублирует название компании). Это может служить дополнительным подтверждением в случае возникновения спора, однако одного этого сходства может быть недостаточно, ведь на практике домен с таким именем может быть зарегистрирован кем угодно.

Отсутствие соглашения об обмене электронными документами между сторонами переписки и отсутствие электронной цифровой подписи в отправляемых и получаемых документах (даже если такое соглашение имеется), не нарушает требования закона и не препятствует использованию электронных документов и материалов, полученных или отправленных по электронной почте, в качестве доказательств. Когда сообщение получено или отправлено с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, это свидетельствует о том, что эти действия были совершены самим лицом, пока не будет доказано обратное.

Использование мессенджеров для взаимодействия также является обычной практикой, которая позволяет ускорить коммуникацию и сократить время, необходимое для согласования договорных обязательств, устранения недостатков в работе, выполнения задач и других параметров.

Судебная практика подтверждает, что переписка сторон спора в мессенджере относится к гражданско-правовым обычаям и может служить доказательством как заключения договора, так и его выполнения, даже если письменные соглашения сторон не упоминают такой вид коммуникации. Обычаем считается устоявшееся и широко используемое в определенной сфере предпринимательской или иной деятельности правило поведения, не установленное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

Если условие договора допускает несколько вариантов толкования, и одно из них приводит к недействительности договора или признанию его незаключенным, а другое – нет, то в приоритете будет последнее, при котором договор сохраняет свою силу.

Верховный Суд РФ высказал мнение, что использование информационно-телекоммуникационной сети (например, обмен документами по электронной почте, в социальных сетях и мессенджерах) свидетельствует о соблюдении досудебного порядка урегулирования спора, но лишь в случае, если такой порядок предусмотрен нормативным правовым актом, явно и недвусмысленно предусмотрен в договоре или является общепринятой деловой практикой между сторонами.

Очевидное преимущество обмена отсканированными копиями документов заключается в отсутствии дополнительных денежных расходов, скорости и простоте использования.

Однако судебная практика, признающая заключение договоров через переписку в мессенджерах, не означает, что суды готовы видеть в любом деловом общении в мессенджерах оферту и ее акцепт. Опыт арбитражных судов показывает, что после анализа и оценки переписки сторон в мессенджерах суды иногда приходят к выводу о незаключенности договора. Чаще всего это происходит из-за того, что стороны не согласовали существенные условия договора, например, если нельзя идентифицировать его предмет.

Именно поэтому мы рекомендуем заключать с контрагентами соглашение об обмене электронными документами либо прописывать соответствующие пункты в основном договоре, где указывать конкретные адреса электронной почты, номера сотовых телефонов, а также иные необходимые реквизиты каждой из сторон, и условия для такой коммуникации. Дополнительно отметим, что такой формат не стоит использовать для обмена образами первичных учетных документов (товарные накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, счета-фактуры и т.д.). Высок риск возникновения вопросов со стороны налоговой.

На практике в случае споров возникают проблемы с идентификацией сторон электронной переписки и может потребоваться её нотариальное заверение. Кроме того, в мессенджерах можно удалять сообщения в переписке как свои, так и собеседника.

Таким образом, для того чтобы грамотно обменяться отсканированными документами через интернет, необходимо:

1. Прописать существенные условия договора.
2. Обменяться сканами документов обоюдно: они должны быть направлены как с вашей стороны, так и со стороны контрагента. Важно отметить: если вторая сторона получила договор и не направила его вам в ответ, но при этом фактически приступила к его исполнению, договор будет считаться заключенным (такие действия называются конклюдентными).
3. Убедиться, что скан документа получен именно от стороны сделки или её уполномоченного представителя.

Важно учесть, что законом, другими правовыми актами и соглашением сторон может быть установлен специальный способ достоверного определения лица, выражающего свою волю.

Приведем примеры, когда нельзя обмениваться образами (скринами) документов:

• договор должен быть обязательно составлен единым документом (например, продажа недвижимости, аренда зданий или сооружений на срок менее одного года и т. д.);
• необходимо нотариальное заверение (например, рента);
• договор должен пройти государственную регистрацию (например, аренда здания или сооружения на срок более одного года, договор участия в долевом строительстве).

Документы можно подписать удаленно с помощью электронной подписи

Первый её вид, который стоит рассмотреть, – простая электронная подпись (сокращенно ПЭП), которая обычно создается с использованием одноразовых кодов из СМС или комбинации логина и пароля, и подтверждает, что она принадлежит определенному человеку.

ПЭП, также как и другие виды электронных подписей, может использоваться как во внутреннем, так и во внешнем электронном документообороте. Для того чтобы документ считался подписанным ПЭП, в него необходимо включить саму подпись или информацию о лице, от имени которого был создан или отправлен документ. При последнем варианте ключ электронной подписи должен использоваться в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, в которой создается или отправляется электронный документ.

Важное отличие использования ПЭП от обычного обмена скан-образами документов по юридической силе состоит в том, что простая подпись считается эквивалентной собственноручной, если это предусмотрено законом, другими нормативными актами или соглашением между сторонами.

В таком соглашении обязательно должно быть прописано следующее:

• обязанность пользователя сохранять конфиденциальность закрытой части ключа ПЭП (например, пароль в паре «логин-пароль» или СМС-код, полученный на телефон);
• правила, по которым подписанта идентифицируют по его простой электронной подписи.

И если прописать в соглашении обязанность по соблюдению конфиденциальности не представляется глобальной проблемой, то вот со вторым пунктом (идентификацией лица) неясностей на практике возникает гораздо больше.

Проблема состоит в том, что в законе не содержится четких правил и единого метода для удостоверения личности подписанта. Чтобы впоследствии доказать идентификацию лица, подписавшего документ с помощью ПЭП, нужно провести определенный комплекс мероприятий. Для этого нужно заранее определить перечень действий, которые необходимо совершить, отразить их в соглашении и поэтапно фиксировать их совершение. Можно рассмотреть примерный перечень таких мероприятий и варианты их фиксации на примере из судебной практики в банковской сфере. Так, при разрешении спора судом была признана достаточной совокупность действий, совершенных банком для идентификации клиента, в ходе которых банк провел проверку фотографий паспорта и клиента с паспортом в руке; осуществил проверку по номеру паспорта и СНИЛС в системе электронного взаимодействия, отправил код на мобильный телефон клиента для подтверждения, провел проверку принадлежности банковской карты клиенту путем временного списания 1 рубля с карты с последующим возвратом.

Многие информационные системы требуют от пользователя подтверждения личности при посещении оператора, чтобы его электронная подпись имела законную силу. Например, один из способов подтверждения учетной записи на портале Госуслуг - личное посещение центра регистрации с документом, удостоверяющим личность.

Преимуществом такой подписи является возможность использования для составления первичных документов бухгалтерского учета. Также для создания простой электронной подписи не требуется использовать специальные шифровальные средства - достаточно ввести логин и пароль или код подтверждения.

Однако следует отметить и недостатки:

• Обычную электронную подпись нельзя применять для подписания электронных документов, содержащих государственную тайну, определенных видов документов, которые должны быть только на бумаге, или если законом или соглашением явно предусмотрено использование другого типа подписи.
• Простая электронная подпись не гарантирует, что в электронный документ после подписания не были внесены изменения.
• ПЭП нельзя применять для подписания документов, требующих проставления печати организации, (например, для товарной накладной, бланков строгой отчетности).

Также необходимо учитывать, что договор должен быть подписан электронными подписями всех сторон сделки без возможности замены одной из подписей на собственноручную.

Второй вид – усиленная электронная подпись, которая, в свою очередь, подразделяется на следующие подвиды: 

• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (сокращенно НЭП).
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (сокращенно КЭП).

Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с помощью программ криптошифрования с использованием закрытого ключа электронной подписи и идентифицирует личность владельца.

Для этого в любом удостоверяющем центре нужно получить два ключа электронной подписи: закрытый и открытый. Закрытый ключ хранится на специальном носителе с пин-кодом или в компьютере пользователя и известен только владельцу. В его отношении обязательно нужно сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам. С помощью закрытого ключа владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы.

Открытый ключ электронной подписи доступен всем участникам электронного документооборота и связан с закрытым ключом, что позволяет проверить подлинность электронной подписи.

Как правило, удостоверяющим центром выдается документ, который называется сертификат ключа проверки электронной подписи – он подтверждает принадлежность такого ключа владельцу.

Говоря об отличиях НЭП от КЭП, можно выделить следующие:

• При использовании НЭП сертификат ключа проверки может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без его использования.
• Для получения НЭП не требуется обращаться исключительно в аккредитованный удостоверяющий центр (он может быть и неаккредитованным).

Общие основания для признания равнозначности усиленной неквалифицированной электронной подписи собственноручной те же, что и для ПЭП: прямое указание закона, иного нормативного акта или соглашение сторон.

Однако у НЭП есть два главных преимущества по сравнению с простой электронной подписью, которые состоят в следующем:

• она защищает документ от изменений и позволяет проверить, были ли внесены какие-либо изменения в файл после его отправки, используя ключ проверки ЭП.
• если неквалифицированная подпись приравнивается к собственноручной, то подписанный с её помощью документ в большинстве случаев будет равнозначен документу на бумажном носителе, не только подписанному собственноручной подписью, но и заверенному печатью (когда такое заверение необходимо). Однако стоит учитывать, что к такому документу могут предъявляться дополнительные требования.

При заключении соглашения с партнером крайне важно определить процедуру проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи - это прямо предусмотрено законом, а также может помочь доказать свою правоту в случае возникновения спора в суде.

На практике эта подпись не явля ется наиболее распространенной из-за сложности ее получения по сравнению с простой электронной подписью, а также из-за более ограниченной универсальности и защищенности по сравнению с квалифицированной ЭП.

Усиленная квалифицированная электронная подпись представляет собой наиболее защищенный тип электронной подписи, который обладает теми же преимуществами, что и НЭП, а также дополнительными характеристиками, свидетельствующими о ее повышенной степени защиты:

• Для проверки электронной подписи необходимо использовать ключ, который содержится в квалифицированном сертификате и может быть получен только в удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию. Информацию о таких центрах можно найти на веб-сайте Федеральной налоговой службы России.
• для создания и проверки квалифицированной ЭП используют особые средства ЭП (как аппараты, так и компьютерные программы). Они должны иметь подтверждение соответствия специальным техническим требованиям.

Также стоит отметить, что для использования квалифицированной электронной подписи не требуется заключение отдельного соглашения с контрагентом об электронном документообороте. Данный шаг является опциональным, но рекомендуется для снижения рисков.

Квалифицированная ЭП признается действительной и приравнивается к собственноручной при следующих условиях:

1. квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром;
2. сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки его действительности, если момент подписания не указан (поэтому очень важно следить за сроком его действия и своевременно получать новый);
3. подтверждена принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной ЭП, с помощью которой подписан документ, и после подписания документ не подвергался изменениям.

Этот перечень является закрытым, иные ограничения нельзя установить даже в соглашении с контрагентом.

Многие компании предпочитают использовать именно квалифицированную ЭП из-за высокого уровня защиты, широких возможностей и юридической значимости такой подписи. Документ, подписанный данной ЭП, по общему правилу имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с подписью и печатью. Ограничение использования квалифицированной ЭП возможно только в исключительных случаях, а именно на документах, составление которых в силу закона допускается исключительно на бумажном носителе (например, такое требование применимо к векселю).

Отправить документы с НЭП и КЭП можно двумя способами: 

• через информационную систему (сервис) ЭДО, при условии подключения в том числе и вашего контрагента к выбранной им системе ЭДО;
• по электронной почте.

Использование электронной почты позволяет сохранить независимость от других лиц и избежать лишних затрат, однако это сопряжено со сниженной безопасностью сообщений, что делает этот способ менее предпочтительным. В случае взлома почты документы могут попасть в руки злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специализированные сервисы. Их использование также обязательно при обмене электронными счетами-фактурами; иное считается нарушением.

При использовании сервиса программа прикрепляет электронную подпись к документу и проверяет подписи других участников обмена. Оператор передаёт документы по защищённым каналам связи, хранит сами документы и историю обмена на своих серверах, что позволяет доказать обмен документами в случае спора.

В качестве доказательств подписания документа с помощью усиленной электронной подписи также могут использоваться: скриншоты из систем ЭДО; диски с файлами, подтверждающими подписание; наличие на документе соответствующей отметки, содержащей необходимые реквизиты; сертификаты ключа проверки ЭП.

Оператора сервиса ЭДО стоит выбирать, ориентируясь на функционал, надежность и качество работы. Среди множества операторов можно выделить следующие, наиболее часто используемые (имеют более ста тысяч абонентов):

• АО ПФ СКБКонтур (Диадок)
• ООО «Компания «Тензор» (СБИС)
• ООО «Такском» (Файлер)
• АО «Калуга Астрал» (Астрал Отчет)
• ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» (СФЕРА Курьер)

Однако этот список не является исчерпывающим, и для выбора подходящего оператора можно воспользоваться перечнем операторов электронного документооборота, размещенного на сайте ФНС России.

Для успешной организации электронного обмена документами стоит предпринять следующие действия: 

• учесть особенности и юридическую силу каждого из способов такого обмена;
• соотнести их со своими целями, задачами и возможностями;
• оценить возможные риски и способы их минимизации;
• предусмотреть способ идентификации лица, от которого исходит электронный документ;
• составить сопутствующую документацию;
• при необходимости обратиться за получением электронной подписи и определиться с оператором ЭДО.

Юристы ЮК «Центральный округ» помогут выбрать наиболее подходящий именно для Вас вариант обмена электронными документами, проработают возможные риски и помогут в составлении необходимых документов.