Риски и проблемы при увольнении дистанционного работника

С распространением дистанционной работы возникло множество правовых вопросов, которые ранее не были столь актуальны в условиях традиционной занятости. Один из таких вопросов касается увольнения сотрудников, работающих удалённо.

Одной из проблем при расторжении трудовых отношений является процедура подачи заявления на увольнение дистанционного сотрудника, будь то по собственному желанию или по соглашению сторон.

Сейчас наиболее популярным способом увольнения остаётся направление заявления в виде скан-копии или других электронных документов через электронную почту или мессенджеры. Для работников такой способ удобен. Однако работодатели, принимая такие заявления, подвергают себя значительным рискам. Эти риски особенно актуальны в случае, если в дальнейшем законность увольнения будет оспариваться.

Основной проблемой для работодателя становится подтверждение подлинности и добровольности волеизъявления сотрудника. Для исключения подобных рисков, особенно в условиях объективных затруднений передачи документов в бумажной форме, в Трудовой кодекс РФ была добавлена глава, регулирующая труд дистанционных работников, в том числе порядок обмена документами между работником и работодателем.

В соответствии с Трудовым кодексом для расторжения трудового договора с дистанционным работником через обмен электронными документами должны использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя;
• усиленная квалифицированная либо усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.

Таким образом, организациям рекомендуется внедрять кадровый электронный документооборот (КЭДО). Мы подробно обсуждали данный подход в рамках вебинара «Вебинар “КЭДО от А до Я” | ЮК «Центральный округ», а также планируем посвятить этой теме следующую аналитическую статью.

Если работодателем не организован электронный документооборот, но фактически между сторонами ведётся обмен документами в электронном виде, то кроме рисков административной ответственности, судебная практика показывает, что работодатель рискует оказаться в невыгодной позиции, когда доказать, что именно работником было направлено заявление на увольнение, затруднительно (особенно в случае увольнения с конфликтом).

Вместе с тем игнорирование заявлений и отказ в увольнении сотрудника при наличии его волеизъявления могут обернуться для компании серьёзными юридическими последствиями.

Риски и противоречия в судебной практике

Судебные дела демонстрируют серьёзные разночтения в подходах судов к оценке законности увольнений дистанционных сотрудников. В большинстве случаев решения выносятся не в пользу работодателя.

Основной риск для работодателей заключается в признании увольнения незаконным, если подлинность заявления о расторжении трудового договора не была надлежащим образом подтверждена.

Например, Верховный Суд РФ указывал на то, что копии или сканированные версии заявлений недостаточны для признания их надлежащим доказательством.

Так, согласно одной из позиций Верховного Суда, использование лишь скан-копии заявления без проверки его подлинности не исключает возможности фальсификации документа. Суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства. В результате действия работодателя по увольнению сотрудника были признаны незаконными, работник восстановлен на прежнем месте, а также ему начислена компенсация за вынужденный прогул.

С другой стороны, игнорирование заявлений работника, в частности, направленных через электронные средства связи, также может стать причиной проблем для работодателя.

Например, согласно другой позиции Верховного Суда, факт подачи работником работодателю заявления об увольнении по собственному желанию может быть подтверждён любыми допустимыми средствами доказывания, в том числе предоставлением телеграммы, подтверждающей направление заявления об увольнении. Суд признал, что работодатель противоправно уклонялся от выполнения обязанностей по оформлению расторжения трудового договора, несмотря на отсутствие оригинала заявления об увольнении.

В каждом из приведённых случаев работодателем заранее не был определён порядок работы с дистанционными работниками (например, через принятие Положения о работе с дистанционными сотрудниками), на который он мог бы сослаться в судебном процессе.

Рекомендации работодателям по минимизации рисков

До сих пор самым безопасным вариантом, особенно при отсутствии принятого КЭДО, является направление заявления на увольнение классическим способом (путём физического обмена документами).

Действия при отсутствии электронного документооборота:

1. Работник направляет работодателю фотокопию заявления об увольнении по электронной почте с личного адреса, указанного в трудовом договоре. Адрес работодателя для отправки заявления также должен быть зафиксирован в договоре. При этом важно соблюдать сроки уведомления, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. Примечание: Для соблюдения этого требования в трудовом договоре заранее следует указать адрес личной электронной почты сотрудника. Необходимо учитывать правила обработки персональных данных, так как электронная почта является персональной информацией.

2. После отправки электронного заявления работник направляет оригинал заявления работодателю одним из следующих способов:

• заказным письмом с уведомлением;
• через курьерскую службу.

Действия при наличии электронного документооборота:

1. Работник направляет работодателю заявления об увольнении путем электронного документооборота, способом, который установлен у работодателя.
2. При увольнении дистанционного сотрудника работодатель обязан своевременно ознакомить его с приказом о прекращении трудового договора. Приказ может быть направлен работнику в форме электронного документа.

Независимо от того, предусмотрен ли в организации электронный документооборот или нет, необходимо выполнить следующие действия:

1. До увольнения первого дистанционного сотрудника ввести Положение о дистанционной работе, в котором будет предусмотрен порядок обмена документами.
2. В течение трёх рабочих дней с момента издания приказа об увольнении направить дистанционному работнику надлежащим образом оформленную копию приказа на бумажном носителе.
3. Если трудовая книжка сотрудника хранится в офисе работодателя, в заявлении об увольнении работник должен указать адрес для её отправки. В случае если адрес не указан или в заявлении отсутствует требование о трудовой книжке, работодатель обязан самостоятельно направить работнику уведомление с просьбой явиться за книгой или дать согласие на её отправление по почте.

1. Установление чёткого порядка взаимодействия с дистанционными работниками. В локальных нормативных актах компании закрепляется регламент обмена документами, включая заявления об увольнении.
2. Дополнительная проверка документов. При получении заявления в электронном виде (включая скан-копии) необходимо удостовериться в его подлинности, запросить оригинал или провести проверку для минимизации риска отправки документа сторонним лицом.
3. Соблюдение сроков и процедур увольнения. С учётом необходимого времени на обмен документами важно планировать достаточный интервал между подачей заявления и увольнением.
4. Использование электронных подписей. Внедрение систем с применением электронных подписей позволит устранить вопросы с подтверждением заявления и упростить процесс документооборота.

Заключение

Процедура увольнения дистанционного сотрудника требует строгого соблюдения норм трудового законодательства и организации системы документооборота, минимизирующей возможные споры.

Хотя подача заявлений в виде скан-копий остаётся распространённой практикой, именно эта форма создаёт наибольшие риски. Работодателю важно выстроить юридически корректный процесс взаимодействия с дистанционными работниками, чтобы избежать финансовых и административных последствий.

Внедрение электронного документооборота, применение электронных подписей и чёткое регламентирование внутренних процедур позволят не только снизить риски, но и обеспечить эффективное управление кадровыми процессами.